Ratgeber · E-Rechnung

E-Rechnungspflicht 2025: Was Kleinunternehmer & Handwerker jetzt wissen müssen

Seit 2025 ändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland aussehen müssen. Hier erfahren Sie verständlich, ab wann Sie betroffen sind, was für Kleinunternehmer gilt und wie Sie sich ohne Aufwand vorbereiten.

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Stand: Mai 2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF und kein eingescanntes Papier, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Sie kann von Software automatisch eingelesen und verarbeitet werden. In Deutschland sind die beiden relevanten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x).

Der Zeitplan: Ab wann gilt was?

  • Seit 1.1.2025 – Empfangspflicht: Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
  • 2025–2026 – Übergangsphase: Papier- und PDF-Rechnungen sind beim Ausstellen noch erlaubt (für „sonstige" Formate mit Zustimmung des Empfängers).
  • Ab 1.1.2027 – Ausstellungspflicht (große Betriebe): Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1.1.2028 – Ausstellungspflicht (alle): Alle übrigen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Empfangen: Ja. Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie seit 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.

Ausstellen: Kleinunternehmer wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Ausgenommen sind außerdem reine Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Kleinbeträge bis 250 €. Wer aber an Geschäftskunden fakturiert, fährt gut damit, freiwillig früh umzustellen – Ihre Kunden werden es zunehmend erwarten.

ZUGFeRD oder XRechnung – was brauche ich?

XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem im Behördenumfeld (B2G) vorgeschrieben. ZUGFeRD ist ein Hybridformat – ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Damit ist dieselbe Datei für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar, was ZUGFeRD im B2B-Alltag besonders praktisch macht.

Was Sie jetzt tun sollten

  • Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
  • Nutzen Sie eine Software, die Rechnungen automatisch als ZUGFeRD / XRechnung erzeugt.
  • Achten Sie auf GoBD-konforme, unveränderliche Archivierung Ihrer Rechnungen.
  • Stellen Sie lieber früher als später um – so vermeiden Sie Stress kurz vor der Frist.

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Fluvy erzeugt jede Ausgangsrechnung automatisch als ZUGFeRD 2.3 mit eingebetteter XRechnung (EN 16931) – ohne Zusatzsoftware. Rechnungen werden GoBD-konform unveränderlich archiviert und lassen sich per DATEV-Buchungsstapel an den Steuerberater exportieren. Sie schreiben einfach Ihre Rechnung – das richtige Format entsteht im Hintergrund.

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Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Empfangen und verarbeiten können müssen sie strukturierte E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF- oder Papierrechnung gilt nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im Behördenumfeld (B2G) verlangt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar und zugleich maschinell verarbeitbar.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit 1.1.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen gilt ab 1.1.2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1.1.2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.
Erstellt Fluvy automatisch E-Rechnungen?
Ja. Fluvy erzeugt jede Ausgangsrechnung automatisch als ZUGFeRD 2.3 mit eingebetteter XRechnung (EN 16931) – ohne Zusatzsoftware und GoBD-konform archiviert.